PDF/A

Seit September 2005 ist PDF/A ein stabiler, international akzeptierter ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Ein archivierungsfähiges PDF/A-konformes Dokument muss auf verschiedenen Computern mit unterschiedlichen Betriebssystemen und unter verschiedenen Druckumgebungen den Inhalt visuell gleich reproduzieren können. Deshalb müssen z.B. alle Schriften und Farbprofilinformationen in das Dokument eingebettet sein. Ein PDF/A-konformes Dokument erfüllt sowohl Kriterien für die layoutgetreue Bildschirm- und Druckrepräsentation als auch die für die Sicherung und Erhaltung von Informationen notwendigen Bedingungen. PDF/A-Dokumente können außerdem nicht mehr verändert werden.

Anleitung

1 Archivierungsfähigkeit von PDF-Dokumenten

Nicht jedes Dokument im Portable Document Format (PDF) eignet sich für die Online-Veröffentlichung und die langfristige Archivierung.

Die ULB Münster erwartet PDF-Dateien, die mindestens konform mit dem Archivformat PDF/A-1x (ISO 19005-1:2005) sind. Ausreichend ist der PDF/A-1b (basic)-Standard, empfohlen wird jedoch der PDF/A-1a (advanced)-Standard. Für die Erzeugung, Verarbeitung und Validierung sind freie und kommerzielle Werkzeuge erhältlich.

PDF/A-konforme Dateien lassen sich z.B. mit der Software Adobe Acrobat Professional oder dem kostenlosen PDFCreator erstellen. Auch bieten viele Satzprogramme bereits einen direkten Export in diese Formate an, z.B. OpenOffice.org (ab Version 3.0), Adobe Indesign (ab CS 2), Corel Draw Graphics Suite ab X4 (wird Studenten der WWU vom ZIV kostenlos zur Verfügung gestellt) oder Microsoft Office 2007 (ab Service Pack 2). Informieren Sie sich über die Möglichkeiten Ihrer Software (z. B. Konsultation der Hilfe oder Druckoptionen des Programms).

Im Folgenden finden Sie Kurzanleitungen für die PDF/A-Erstellung aus den gängigen Textsatzprogrammen und eine ausführliche Anleitung für MacOS X in Kombination mit Adobe Acrobat Professional als PDF mit Screenshots am Ende dieser Seite. Weitere ausführliche Dokumentationen (beispielsweise auch für LaTeX) finden Sie als Html-Version bei der Universität Potsdam oder als PDF-Datei bei der Humboldt Universität Berlin.

Sollte Ihnen der Zugang zu der erforderlichen Software nicht möglich sein, können Sie im DigiLab der ULB mit dem MS Office 2010-Paket und Adobe Acrobat Professional 9 Ihre Dokumente in PDF/A-Dateien umwandeln.

2 Anleitung zur PDF/A-Erstellung für Microsoft Word-Dokumente

2.1 Konvertierung mit Adobe Acrobat (ab Version 7)

Verwenden Sie zur Erstellung einer PDF/A-Datei folgende Adobe-Acrobat-Einstellungen:

1. PDF/A-Konvertierung mit dem Adobe Acrobat PDF-Maker
   Word-Menüleiste: Adobe PDF --> Konvertierungseinstellungen ändern --> PDF-Maker-Einstellungen umstellen von Standard auf PDF/A-1b:2005 (RGB) (für Online-Publikation optimiertes PDF).

2. PDF/A-Konvertierung mit dem Adobe Acrobat Distiller
   Bearbeiten --> Grundeinstellungen --> Kategorie: in PDF konvertieren --> Button Einstellungen bearbeiten: Adobe PDF-Einstellungen: PDF/A-1b:2005 (RGB) (für die Online-Publikation optimiertes PDF).

2.2 Konvertierung mit der Software PDFCreator

Als Alternative zum kostenpflichtigen Adobe Acrobat empfehlen wir die unter einer freien Lizenz veröffentlichte Software PDFCreator. Diese Software können Sie beispielsweise dann verwenden, wenn Ihnen Adobe Acrobat nicht zur Verfügung steht und Sie noch eine ältere Microsoft Word Version als 2007 besitzen. In jedem Fall sollten Sie die neueste Version des PDFCreators installieren, da sie ständig aktualisiert wird und ältere Versionen den PDF/A-Standard nicht unterstützen.

Download unter
http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/

Die PDF-Erstellung erfolgt über einen Druckertreiber der bei der Installation eingerichtet wird.

Zur Erstellung eines PDF aus Word unter Datei „Drucken“ auswählen und im Dialog den Drucker „PDFCreator“ auswählen und mit "OK" bestätigen--> Im "Einstellungen-Menü" des PDFCreators am linken Rand „Speichern“ --> Standardspeicherformat:
PDF/A-1b (für die Online-Publikation optimiertes PDF) auswählen. Dann können Sie das Dokument speichern.

2.3 Anleitung zur PDF-Erstellung aus Microsoft Word ab 2007

Mit Microsoft Word ab Version 2007 haben Sie die Möglichkeit, Word-Dokumente im PDF-Format mit PDF/A-Einstellungen zu exportieren. Dazu ist die Installation von Service Pack 2 oder des Add-Ins „Speichern unter PDF oder XPS“ erforderlich, erhältlich u. a. auf der Microsoft-Website.

Zur PDF-Erstellung in der Schaltfläche „Office“ (im Hauptfenster von Word links oben) „Speichern unter“ wählen --> Als XPS oder PDF veröffentlichen --> Optionen: bei PDF-Optionen „ISO-19005-1-kompatibel (PDF/A)“ auswählen

3 Anleitung zur PDF-Erstellung aus Open Office

Ab Open Office 3.0 können Sie direkt aus der Anwendung PDFs mit PDF/A-Einstellungen exportieren.

Datei --> Exportieren als PDF... --> unter Allgemein "PDF/A-1" auswählen (Graphikoptionen: optimiert für JPEG-Komprimierung, Qualität: mindestens 90 %, Auflösung nicht unter 300 dpi)

4 Anleitung zur PDF/A-Erstellung unter Mac OS X und Windows mit Adobe Acrobat Professional X

Erstellung eines PDF/A1b-konformen Dokuments aus einer PDF-Datei

Diese Anleitung kann mit etwas Transferleistung auch auf Windows-PCs verwendet werden und eignet sich, nach unseren bisherigen Erfahrungen, auch für Dokumente, bei denen auf den anderen oben beschriebenen Wegen Probleme bei der PDF/A-Erstellung auftreten.