PDF/A

Seit September 2005 ist PDF/A ein stabiler, international akzeptierter ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Ein archivierungsfähiges PDF/A-konformes Dokument muss auf verschiedenen Computern mit unterschiedlichen Betriebssystemen und unter verschiedenen Druckumgebungen den Inhalt visuell gleich reproduzieren können. Deshalb müssen z.B. alle Schriften und Farbprofilinformationen in das Dokument eingebettet sein. Ein PDF/A-konformes Dokument erfüllt sowohl Kriterien für die layoutgetreue Bildschirm- und Druckrepräsentation als auch die für die Sicherung und Erhaltung von Informationen notwendigen Bedingungen.

Anleitung

1 Archivierungsfähigigkeit von PDF-Dokumenten

Nicht jedes Dokument im Portable Document Format (PDF) eignet sich für die Online-Veröffentlichung und die langfristige Archivierung.

Die ULB Münster erwartet PDF-Dateien, die mindestens konform mit dem Archivformat PDF/A-1.X (ISO 19005-1:2005) sind. Empfohlen wird jedoch PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011). Für die Erzeugung, Verarbeitung und Validierung sind freie und kommerzielle Werkzeuge erhältlich.

PDF/A-konforme Dateien lassen sich z.B. mit der Software Adobe Acrobat Professional oder dem kostenlosen PDFCreator erstellen. Auch bieten viele Satzprogramme bereits einen direkten Export in diese Formate an, z.B. OpenOffice.org (ab Version 3.0), Adobe Indesign CS 2, Corel Draw Graphics Suite ab X4 (wird Studenten der WWU vom ZIV kostenlos zur Verfügung gestellt) oder Microsoft Office 2007 (ab Service Pack 2). Informieren Sie sich über die Möglichkeiten Ihrer Software (z. B. Konsultation der Hilfe oder Druckoptionen des Programms).

Im Folgenden finden Sie Anleitungen für die PDF-Erstellung aus den gängigen Textsatzprogrammen.

2 Anleitung zur PDF-Erstellung für Microsoft Word-Dokumente

2.1 Konvertierung mit Adobe Acrobat (ab Version 7)

Verwenden Sie zur Erstellung einer PDF/A-Datei folgende Adobe-Acrobat-Einstellungen:

1. PDF/A-Konvertierung mit dem Adobe Acrobat PDF-Maker
   Word-Menüleiste: Adobe PDF --> Konvertierungseinstellungen ändern --> PDF-Maker-Einstellungen umstellen von Standard auf PDF/A-1b:2005 (RGB) (für Online-Publikation optimiertes PDF).

2. PDF/A-Konvertierung mit dem Adobe Acrobat Distiller
   Bearbeiten --> Grundeinstellungen --> Kategorie: in PDF konvertieren --> Button Einstellungen bearbeiten: Adobe PDF-Einstellungen: PDF/A-1b:2005 (RGB) (für die Online-Publikation optimiertes PDF).

2.2 Konvertierung mit der Software PDFCreator

Als Alternative zum kostenpflichtigen Adobe Acrobat empfehlen wir die unter einer freien Lizenz veröffentlichte Software PDFCreator.

Download unter
http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/

Die PDF-Erstellung erfolgt wie beim Acrobat Distiller über einen Druckertreiber.

Zur Erstellung eines PDF aus Word unter Datei „Drucken“ auswählen und im Dialog den Drucker „PDFCreator“ auswählen --> Im Dialog des PDFCreators „Speichern“ --> Formatauswahl:
PDF/A (für die Online-Publikation optimiertes PDF).

2.3 Anleitung zur PDF-Erstellung aus Microsoft Word 2007

Mit Microsoft Word ab Version 2007 haben Sie die Möglichkeit, Word-Dokumente im PDF-Format mit PDF/A-Einstellungen zu exportieren. Dazu ist die Installation von Service Pack 2 oder des Add-Ins „Speichern unter PDF oder XPS“ erforderlich, erhältlich u. a. auf der Microsoft-Website.

Zur PDF-Erstellung in der Schaltfläche „Office“ (im Hauptfenster von Word links oben) „Speichern unter“ wählen --> Als XPS oder PDF veröffentlichen --> Optionen: bei PDF-Optionen „ISO-19005-1-kompatibel (PDF/A)“ auswählen

3 Anleitung zur PDF-Erstellung aus Open Office

Ab Open Office 3.0 können Sie direkt aus der Anwendung PDFs mit PDF/A-Einstellungen exportieren.

Datei --> Exportieren als PDF... --> unter Allgemein "PDF/A-1" auswählen (Graphikoptionen: optimiert für JPEG-Komprimierung, Qualität: mindestens 90 %, Auflösung nicht unter 300 dpi)