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Informationen für Administratoren
Einstellen digitaler Dokumente in miami
Mit miami werden digitale multimediale Dokumente und Objekte
der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster
publiziert. Die im Archivsystem enthaltenen Dokumente sind ähnlich
wie die Bücher in einem Bibliothekskatalog für Recherche
und Ergebnisanzeige durch verschiedene Kriterien beschrieben:
Autor, Herausgeber, Titel und Fachbereichszugehörigkeit
sowie inhaltlich und formal beschreibende Daten wie Medien- und Dokumenttyp,
Schlagwörter, ein Abstract und ggf. die Stelle in einer
Fachklassifikation sind angegeben.
Je mehr dieser Daten vorhanden sind, desto genauer ist Ihr Dokument
beschrieben - und desto mehr Möglichkeiten gibt es, es
bei einer Suche zu finden. Sie selbst können bestimmen,
welche und wie viele dieser Daten Sie eingeben, und Sie können
die anfangs nötigen Minimal-Angaben auch später erweitern
oder korrigieren.
Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche
Daten Sie wenigstens eingeben müssen, ist im Folgenden
beschrieben.
Die Ansprechpartner für
miami in der ULB sind bei Fragen
gern für Sie da!
So erhalten Sie den Zugang als Inhalts-Administrator für
miami
Die Ansprechpartner in der ULB richten Ihnen auf schriftlichen
Antrag
eine Nutzerkennung ein. Sie besteht aus einem Namen und einem
nur Ihnen bekannten Passwort. Mit Ihrer Nutzerkennung können
Sie sich sofort anschließend anmelden und neue Dokumente
einstellen und nur diese auch später verändern. Wählen
Sie «Nutzer wechseln» und geben Sie Kennung und
Passwort ein.
Die Eingabemaske - ein Java-Applet
Die Maske, mit der Sie die Daten zu den Dokumenten eingeben
und verändern, sowie die Dateimaske zum Hochladen der Dokumentendateien funktionieren
als Java-Applet. Daher müssen
Sie das aktuelle und für Ihr Betriebssystem passende Java-Plug-in
installieren, bevor Sie Dokumente auf den Server laden können.
Unter Software
finden Sie den Link zum Download sowie Installationshinweise.
Starten Sie anschließend Ihren Browser neu. Nachdem Sie
beim ersten Aufruf der Eingabemaske im Fenster «Java Plug_In
Sicherheitshinweis» das Zertifikat akzeptiert haben (klicken
Sie auf «Immer gewähren»), können Sie
die Eingabemaske verwenden. Sollte nach der Installation das
Applet nicht funktionieren, müssen Sie vielleicht noch
in Ihrem Browser Java und JavaScript aktivieren:
Im Microsoft Internet-Explorer 6.0 markieren Sie unter Extras
- Internet-Optionen - Erweitert - Java (Sun) das Kontrollkästchen
«Verwenden Sie Java 1.4.2 (oder höher) für Plugins».
Im Netscape Navigator 4.7x und 6.x markieren Sie unter Bearbeiten
- Einstellungen - Erweitert die Kontrollkästchen «Java
aktivieren»und «JavaScript aktivieren».
So stellen Sie digitale Dokumente und Objekte in miami ein
Die Dokumente können in beliebig vielen Einzeldateien und
in verschiedenen Formaten auf Ihrem Rechner (Festplatte, Disketten-,
CD-ROM- oder Netzlaufwerk) vorliegen. Die Dateien müssen
unbedingt innerhalb desselben Verzeichnisbaumes liegen, sie
dürfen nicht in mehreren Verzeichnissen auf derselben Ebene
liegen. Das markierte Verzeichnis wird mit allen Unterverzeichnissen
und Inhalten von miami übernommen und kopiert. Achten Sie darauf, daa die Dateinamen keine Umlaute,
Sonderzeichen oder Leerzeichen enthalten, ggf müssen Sie die Dateien vor dem Hochladen auf den Server umnbenennen.
Meist enthält eine Datei den Titel oder das Inhaltsverzeichnis oder gilt als
Ausgangspunkt für die anderen. Diese Datei wählt man bei Mehrdateiendokumenten nach dem Kopieren der Dateien auf den Server als die sog.
Hauptdatei, sie ist der Einstieg zu den übrigen Dateien.
Die Eingabemaske für die Metadaten
In dieser Eingabemaske gibt es drei verschiedene Registerkarten,
auf denen Sie beschreibende Daten zu Ihrem Dokument eingeben
können.
Die auf den folgenden Bildern markierten Felder müssen
Sie ausfüllen; die anderen sind optional und können
auch später ergänzt werden. Erst wenn Sie alle nötigen
und ggf. zusätzliche Felder ausgefüllt haben, klicken
Sie unten in der Maske auf «Dokument erzeugen».
Auf der Registerkarte Dokument geben Sie folgende Daten
ein:
Auf der Registerkarte Personen gehen Sie wie folgt
vor:
Sofort anschließend können Sie den neuen Namen
aus der Liste auswählen.
Müssen Sie den Autorennamen neu eingeben, öffnet
sich folgendes Fenster:
Auf der Registerkarte Beschreibung können Sie
Daten zum Inhalt wie Schlagwörter, Abstract oder eine
Fachklassifikation angeben.
Anlegen eines Dokumentes
Klicken Sie jetzt unten in der Eingabemaske auf «Dokument
erzeugen». Die beschreibenden Daten werden nun in miami
abgelegt. Anschließend erscheint die Meldung «Updating of document
was successful», die Sie mit OK bestätigen.
Klicken Sie nun auf «Abbrechen/Schließen» es folgt eine Rückfrage vom System, die Sie mit
«Ja» bestätigen.
Sie werden automatisch zu Ihrem eben angelegten Dokument (Bearbeitungsmodus) weitergeleitet, so dass Sie
die eingegebenen Daten sofort überprüfen und ggf. bearbeiten
bzw. korrigieren können. Anschliessend können Sie die Dokumentendateien auf den Server laden.
Hochladen der Dateien und ggf. Wählen der Hauptdatei
Auf der Seite mit den beschreibenden Daten zum Dokument sehen Sie verschiedene Buttons zur Bearbeitung.
Unter «Formate» können Sie nun mit dem Befehl «Dateien hinzufügen» die Dateien auf den Archivserver
kopieren.
Es öffnet sich dafür ein neues kleines Java-Applet, die «Dateimaske».
Wählen Sie den Speicherort Ihrer Dateien, also das Verzeichnis oder die Datei aus.
Klicken Sie auf «Datei(en) oder Verzeichnis(se) wählen». Nun werden die Daten vom Speicherort auf den Server hochgeladen.
Der Verlauf des Kopierens wird im Applet angezeigt, wenn 100% auf den Server übertragen sind, klicken Sie auf «schließen»
Anschließend müssen Sie bei Mehrdateiensystemen noch in die Anzeige «Details» wechseln und eine «Hauptdatei» wählen.
Die Hauptdatei sollte diejenige sein, die als erste angezeigt werden soll, wenn jemand das digitale Dokument
einsehen möchte, bei digitalen Texten z.B. die Titelseite oder ein Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie im Feld
«Hauptdatei» auf «ändern». Es erscheint ein Fenster in dem Sie in einem Aufklappmenü die entsprechende Datei
auswählen können.
Besteht das digitale Dokument nur aus einer Datei, so wird diese automatisch vom System als Hauptdatei definiert.
Beenden
Mit einem Klick auf «Titel» in der Detailanzeige kommen Sie zurück zur Darstellung der Dokumentbeschreibung im
Bearbeitungsmodus und können die eingegebenen Daten überprüfen und ggf. bearbeiten bzw. korrigieren oder ergänzen.
In der Hilfe der Eingabemaske finden Sie detaillierte Erläuterungen zu den Eingabefeldern auf allen Registerkarten bzw. Applets.
Auf technische Schwierigkeiten mit miami machen Sie uns bitte aufmerksam,
damit wir das Problem so schnell wie möglich beheben können. |
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